Najwięcej telefonów przychodzi wtedy, gdy najmniej możesz je odebrać - w środku pracy. Mechanik ma ręce w smarze, fizjoterapeuta jest przy pacjencie, fryzjer w trakcie strzyżenia. Klient tego nie wie i nie obchodzi go to. Dzwoni, nie odbierasz, dzwoni do następnego.
Nie musisz wybierać między pracą a telefonem. Oto pięć sposobów, żeby nie tracić klienta, kiedy masz zajęte ręce.
1. Przekierowanie warunkowe
Najprostszy pierwszy krok: ustaw, żeby nieodebrane i zajęte połączenia trafiały gdzie indziej, zamiast dzwonić w pustkę. Nie zmieniasz numeru, nie instalujesz nic na telefonie. Pokazujemy kody dla każdego operatora - zajmuje to dwie minuty.
2. Ktoś (lub coś), kto odbierze zawsze
Przekierowanie ma sens tylko, jeśli po drugiej stronie ktoś odbiera. Recepcja kosztuje i też chodzi na przerwy. Asystent telefoniczny AI odbiera każde połączenie - w mniej niż pół sekundy, też po godzinach - rozmawia po polsku i umawia wizytę w kalendarzu. Klient załatwia sprawę od ręki, a Ty nie odrywasz się od roboty.
3. SMS z potwierdzeniem
Jeśli wizyta zostaje umówiona, klient powinien od razu dostać SMS z datą, godziną i adresem. To ścina nieporozumienia i nieobecności - klient ma czarno na białym, kiedy ma przyjść. Heyheyo wysyła takie potwierdzenie automatycznie po każdej umówionej wizycie.
4. Notatka zamiast zgadywania
Nie każdy telefon da się zamknąć od razu. Czasem klient pyta o coś nietypowego. Zamiast karteczek i "ktoś dzwonił", potrzebujesz jednego miejsca, gdzie wpada sprawa z numerem do oddzwonienia i streszczeniem rozmowy. Wtedy oddzwaniasz przygotowany, a nie w ciemno.
5. Odpowiedzi na najczęstsze pytania
Większość pytań się powtarza: godziny, ceny, dojazd, czy jest wolny termin. Jeśli odbierający zna odpowiedzi na te pytania, połowa rozmów kończy się od razu. U asystenta AI wgrywasz to raz jako bazę wiedzy i masz spokój.
Od czego zacząć
Zacznij od kroku 1 i 2 - przekierowania i kogoś, kto naprawdę odbierze. Reszta to szlifowanie. Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, ile w ogóle tracisz na nieodebranych, policz to na swoim przykładzie. A jeśli wolisz, żeby telefon po prostu odbierał się sam - zobacz, jak działa Heyheyo.
Zespół Heyheyo
Wszystkie porady