Polityka prywatności i cookies

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest CRAFTWEB sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Osiedle Pod Wiatrakami 9, Lednogóra, 62-261 Łubowo, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001039024, NIP 7842535739, REGON 525423100 (operator serwisu Heyheyo, heyheyo.com).

Kontakt w sprawach danych osobowych: hello@heyheyo.com.

2. Dwie warstwy danych: konto i rozmowy

Heyheyo to usługa wirtualnej recepcji AI, która w imieniu naszych Klientów (firm) odbiera połączenia telefoniczne i prowadzi rozmowę. Rozróżniamy dwie role:

• Dane konta Klienta (firmy korzystającej z Heyheyo) - tutaj jesteśmy administratorem.
• Dane osób dzwoniących do firmy Klienta (numer, treść rozmowy, rezerwacja) - tutaj administratorem jest Klient (właściciel firmy), a Heyheyo działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie umowy powierzenia (DPA).

3. Zakres i cele przetwarzania

Przetwarzamy dane w następujących celach:

• świadczenie usługi i obsługa konta (rejestracja, logowanie, korzystanie z panelu i aplikacji mobilnej),
• powiadomienia push w aplikacji mobilnej o nowych rozmowach, rezerwacjach i zgłoszeniach (po włączeniu przez Ciebie na urządzeniu),
• odbieranie i prowadzenie rozmów telefonicznych oraz rozmów przez czat na stronie internetowej Klienta przez asystenta AI, umawianie wizyt, wysyłka powiadomień (SMS/e-mail); dane rozmówców czatu przetwarzamy na zasadach analogicznych do danych osób dzwoniących,
• nagrywanie i archiwizacja rozmów oraz ich transkrypcja (szczegóły w pkt 4),
• rozliczenia i obsługa płatności (subskrypcje),
• anonimowa statystyka i poprawa działania serwisu (Google Analytics - za Twoją zgodą),
• kontakt i obsługa zgłoszeń oraz reklamacji,
• realizacja obowiązków prawnych (np. księgowych i podatkowych).

4. Nagrywanie i przetwarzanie rozmów telefonicznych

W ramach usługi asystent AI odbiera połączenia w imieniu firmy Klienta. W związku z rozmową przetwarzane są m.in.: numer telefonu dzwoniącego, treść rozmowy (nagranie audio oraz transkrypcja tekstowa), dane podane przez dzwoniącego (np. imię, e-mail, termin i szczegóły rezerwacji) oraz metadane (czas, długość, wynik rozmowy).

Na początku każdej rozmowy dzwoniący jest informowany, że rozmawia z automatycznym systemem AI, a jeżeli Klient włączył nagrywanie - również o tym, że rozmowa jest nagrywana.

Administratorem tych danych jest firma Klienta (na której rzecz dzwoni osoba); Heyheyo przetwarza je jako procesor. Podstawą jest co do zasady prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) realizowany wraz z obowiązkiem informacyjnym przekazywanym w trakcie rozmowy. Dzwoniący ma prawo sprzeciwu, dostępu do danych i żądania ich usunięcia - kierowane do firmy, do której dzwonił, lub do nas jako procesora.

Nagrywanie rozmów jest opcjonalne - włącza je Klient dla swojego konta; rozmowy nagrywane prowadzone są z komunikatem o nagrywaniu. Okres przechowywania nagrań zależy od planu Klienta: 14 dni (Starter), 30 dni (Business i okres próbny) lub 90 dni (Pro), po czym nagrania są automatycznie usuwane. Transkrypcje rozmów przechowujemy domyślnie przez 30 dni. Na żądanie administratora usuwamy nagrania i transkrypcje wcześniej.

5. Transparentność AI (EU AI Act)

Asystent Heyheyo jest systemem sztucznej inteligencji o ograniczonym ryzyku. Zgodnie z art. 50 Rozporządzenia (UE) 2024/1689 (EU AI Act) informujemy rozmówcę, że rozmawia z systemem AI, a nie z człowiekiem. Szczegóły: Oświadczenie o transparentności AI.

5a. Aplikacja mobilna i logowanie przez Google lub Apple

Aplikacja Heyheyo na iOS i Androida (App Store, Google Play) pokazuje ten sam panel konta co serwis www. Logujesz się e-mailem i hasłem albo przez Google lub Apple („Zaloguj się przez Apple”). Przy logowaniu przez Google lub Apple otrzymujemy od dostawcy identyfikator konta, adres e-mail (w przypadku Apple może to być adres przekierowujący w domenie privaterelay.appleid.com) i - jeśli go udostępnisz - imię. Nie otrzymujemy Twojego hasła do Google ani Apple.

Aby doręczać powiadomienia push, aplikacja po Twojej zgodzie w systemie rejestruje token urządzenia, platformę (iOS lub Android), wersję aplikacji oraz język urządzenia. Treść powiadomienia ograniczamy do minimum: typ zdarzenia, zamaskowany numer dzwoniącego, nazwa usługi lub zgłoszenia i krótki skrót podsumowania - pełne dane widać dopiero w aplikacji po zalogowaniu. Powiadomienia doręczają Google (Firebase Cloud Messaging) i Apple (Apple Push Notification service). Token usuwamy przy wylogowaniu lub gdy dostawca zgłosi, że jest nieaktywny; powiadomienia wyłączysz w ustawieniach aplikacji lub telefonu.

Blokada aplikacji Face ID lub odciskiem palca działa wyłącznie na urządzeniu - dane biometryczne nie opuszczają telefonu i nie trafiają do nas. Aplikacja nie zawiera analityki ani reklam i nie śledzi Cię między aplikacjami innych firm. Konto możesz usunąć w aplikacji (Ustawienia → Konto).

5b. Kalendarz Google

Właściciel konta może w panelu (Ustawienia → Integracje → Kalendarze) połączyć Heyheyo ze swoim Kalendarzem Google, żeby asystent nie proponował terminów, w których jest zajęty, a nowe rezerwacje same pojawiały się w jego kalendarzu. Połączenie jest dobrowolne i wymaga Twojej zgody na ekranie Google. Prosimy wyłącznie o trzy zakresy dostępu:

• lista kalendarzy (calendar.calendarlist.readonly) - nazwy Twoich kalendarzy, żebyś mógł wybrać, do którego zapisujemy rezerwacje i które blokują terminy;
• informacje o dostępności (calendar.freebusy) - same przedziały „zajęty” w wybranych kalendarzach, bez tytułów, opisów, miejsc ani uczestników wydarzeń;
• wydarzenia utworzone przez Heyheyo (calendar.events.owned) - dodajemy, zmieniamy i usuwamy wydarzenie dla każdej rezerwacji (usługa, imię lub numer klienta, kontakt, notatka i link do panelu). Twoich pozostałych wydarzeń nie czytamy.

Token dostępu od Google przechowujemy zaszyfrowany (AES-256-GCM) na serwerach w Polsce. Zajętość pobieramy co kilka minut i zapisujemy wyłącznie jako przedziały czasu blokujące terminy. Model językowy prowadzący rozmowę nie dostaje danych z Twojego kalendarza - widzi tylko wolne terminy wyliczone przez nasz system. Danych z Google nie sprzedajemy, nie używamy do reklam ani do trenowania modeli AI i nie przekazujemy nikomu poza niezbędnym do działania usługi.

Kalendarz odłączysz w panelu (zajętość pobrana z Google zostaje wtedy usunięta, a terminy wracają od razu) albo w ustawieniach konta Google (myaccount.google.com/permissions). Wydarzenia już dodane do Twojego kalendarza zostają w nim, dopóki ich nie usuniesz.

Wykorzystanie i przekazywanie do innych aplikacji informacji otrzymanych z interfejsów API Google jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach interfejsu API Google, w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego użytkowania (Limited Use).

Heyheyo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

6. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis używa plików cookies oraz pamięci przeglądarki (localStorage). Cookies niezbędne do działania (np. utrzymanie sesji po zalogowaniu) wykorzystujemy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu. Cookies analityczne uruchamiamy dopiero po wyrażeniu zgody.

7. Google Analytics i Consent Mode v2

Korzystamy z Google Analytics 4 do anonimowej analizy ruchu. Stosujemy Google Consent Mode v2: do czasu wyrażenia zgody analityka działa w trybie bez plików cookies (sygnały anonimowe, bez identyfikatorów), a cookies analityczne zapisujemy dopiero po kliknięciu „Akceptuję” w banerze. Nie wykorzystujemy danych do reklamy spersonalizowanej (zgody reklamowe pozostają wyłączone).

8. Podstawa prawna

• wykonanie umowy o świadczenie usług - art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• obowiązki prawne (np. księgowość) - art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo, cookies niezbędne, nagrywanie i archiwizacja rozmów) - art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• zgoda (cookies analityczne, komunikacja marketingowa, klonowanie głosu) - art. 6 ust. 1 lit. a (oraz art. 9 ust. 2 lit. a dla danych biometrycznych) RODO; możesz ją wycofać w każdej chwili.

9. Okres przechowywania

Dane konta przechowujemy przez czas korzystania z usługi i po jej zakończeniu przez okres wynikający z przepisów (np. rozliczeniowych). Nagrania rozmów - 14, 30 lub 90 dni w zależności od planu; transkrypcje - domyślnie 30 dni (następnie automatyczne usunięcie). Dane analityczne - zgodnie z ustawieniami Google Analytics i czasem życia cookies wskazanym w tabeli powyżej.

10. Odbiorcy danych, subprocesorzy i transfer poza EOG

Aby świadczyć usługę, korzystamy z zaufanych dostawców (podmiotów przetwarzających). Część z nich przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (USA) - w takim przypadku transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) i/lub decyzji o adekwatności. Aktualna lista:

Analitykę zapewnia Google (Google Ireland Ltd.) zgodnie z warunkami Google Analytics.

11. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody. Żądania kieruj na hello@heyheyo.com. Jeśli Twoje dane dotyczą rozmowy z konkretną firmą (administratorem), możesz zwrócić się też bezpośrednio do tej firmy. Przysługuje Ci także skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

12. Profilowanie i decyzje automatyczne

Nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne, w tym profilowania w tym rozumieniu. Asystent AI prowadzi rozmowę i umawia wizyty, ale ostateczne decyzje (np. potwierdzenie rezerwacji) pozostają po stronie człowieka - właściciela firmy.

13. Zarządzanie zgodą i cookies

Pliki cookies dzielimy na kategorie: niezbędne (zawsze aktywne - konieczne do działania serwisu, np. logowanie i bezpieczeństwo), analityczne (Google Analytics) oraz marketingowe (personalizacja i pomiar skuteczności reklam, np. Google Ads, Meta). Zgodę na kategorie analityczne i marketingowe wyrażasz oddzielnie i zmienisz ją w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce serwisu. Pliki cookies możesz też usuwać i blokować w ustawieniach swojej przeglądarki.

14. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować - obowiązuje wersja opublikowana w serwisie z aktualną datą wejścia w życie.